Résumé de ce qui s'est dit au débrief ouvert:
Personnes présentes : Julien, Hélène, Lapin, Tanguy, Manue, Kil, Laurent, Antoine, Malvina, Stoil, Clémentine, Julie, J.K., Olaf, Charles, Galaad, Vincent, Jason, Erell, Bartab
 Des Orgas
- Retours très positifs mais peu de retours
- Pas de questionnaires satisfaction
- 490 entrées
- Financièrement : plutôt dans le vert
 Date de la convention
- Pourquoi pas le WE de pâques et sur 4 jours ?
- 4 jours pour Eclipse 10 était le gros plus spécial de la 10e édition anniversaire.
- Risque du WE de pâques, à double tranchant vis-à -vis du public !
1- Communication
• Flyers
- pas de flyers des partenaires sur les tables
- faire un classeur par Eclipse, disponible aux membres du Club avec les bilans, dossier FSDIE,etc…
• Facebook
- 200 like, c’est beaucoup. Le partage est important.
- Facebook est le moyen de communication public que l’on a le plus poussé cette année.
• Le site web
- Mise en place tardive et ça ne s’est pas fait. Cela a mis en retard le reste de la communication.
- l’Edito très court (ancienne version) est arrivé trop tard. le plus gros Edito est également arrivé trop tard.
- créer un cahier des charges pour le site web (déjà fait)
- version du site ancienne
- Forum abscond pour les extérieurs
• l’affiche est arrivée après la deadline. Attente du site web pour balancer les infos. Et attente du « nom » du site pour les fora
• hébergement
- Encadrement des hébergements à faire « plus carré » ?
- Pour ce genre de problème : faire une annonce micro (Orga/Hall)
• Annonces micro
- de manière systématique, cela ne s’est pas entendu
• Affichage
- affichage libre : 200 affiches utilisées
- Affichage dans d’autres villes de l’Ouest et à Paris
- On ne sait pas comment les gens ont eu l’information pour venir à la Convention. Trouver un moyen pour mesurer l’efficacité de l’affichage (>questionnaires de satisfaction ?)
• Archives
- récupération des archives des années passées très en retard. Les anciens n’ont pas été assez vers les orgas.
- Certains sont surpris que l’on ait eu les archives trop tard.
2- L’accueil
- Il faut plus de stock de badges
- utiliser des tables hautes et des tabourets de bar
- à partir du moment où les gens viennent pour la première fois, et qu’ils trouvent ce qu’ils recherchent a la convention, tout est OK
• Les tyvek
- Le numéro est caché par le scotch : cela dépend de la manière dont on le met.
- Mettre le numéro sur l’endroit optimal pour qu’il se voie, ne pas noter une fois que le bracelet est mis
- Noter sur la fiche bénévoles que le bénévole doit mettre le bracelet
- différentes versions de lecture des numéros sur les tyvek donc problème lors de la lecture (entrée bourse)
- Retour de certaines personnes qui voulaient leur badge avec leur nom
• bénévoles de l’accueil
- Bénévoles trop mous et pas assez dynamiques
- il faut une personne pour « l’accueil » à l’accueil. Pas des gens « a la cool »
- Les gens pas connus doivent être bien accueillis aussi, pas juste les VIP
- Etre assis et dialoguer avec des gens debout : pas bon au niveau communication
- être bénévole c’est le plaisir d’organiser. On ne peut pas exiger aux bénévoles d’être des professionnels de la communication. Tout le monde ne peut pas faire la vitrine d’Eclipse
- demander aux entrants dès l’accueil si c’est la première fois qu’ils viennent a la convention.
3- La taverne
- samedi midi, faire les courses plus en avance. A propos des rillettes : il y en a trop dans les sandwiches (erreur dans les fiches probablement depuis des années). Mayonnaise : on a vidé un demi-seau dès le vendredi soir
- certains aiment pourtant les rillettes avec 1/8e de 1,1kg de chez Promocash
- dur de gérer les stocks d’une année sur l’autre, à cause des dosages « erronés » des années passées
- 3 € le sandwich, sans option, ce n’est pas assez cher
- mettre un « pack » affiché, un menu avec boisson sandwich dessert
- problème de configuration des meubles et de circulation des personnes dans la cafet : à revoir
- on n’a pas eu plus de 80 personnes en même temps dans la cafet. Flux continu, avec les rushs
- disposition des tables très longues : les gens s’agglutinent partout autour
- une personne en fauteuil roulant ne pouvait pas passer
- manque de bénévoles : aide de personnes en plus durant la convention, dont des bénévoles qui ont dépassé leur créneau
- état d’esprit sympa donc bénévoles voulaient bien rester plus longtemps, quitte a louper leurs parties. Mais tout le monde ne pense pas ainsi
- Il fallait dire aux bénévoles présents qu’il y a une liste de secours au cas où il n’y a plus assez de bénévoles a un poste donné.
- l’aide supplémentaire sur place est plus du volontariat
4- La Bourse : système de gestion des parties, les meneurs, les joueurs,
- le système actuel génère des comportements calculateurs inégaux.
- Idée: sur une feuille, noter ses priorités, et pondérer les choix.
- Décalage entre les parties qui partent de la bourse en premier, et commencent à jouer de suite, et les derniers qui jouent plus tard.
- écrire sur un papier est une perte de temps.
- rush a la sortie de l’amphi. Si système de choix, les programmes nécessiteraient beaucoup de bénévoles avec leurs ordis en réseau.
- C’est le seul moment communautaire d’Eclipse
- la bourse c’est là où tu tâtes le pouls de la convention
- repenser le système de la bourse. Peur de comparaison ? risque de créer une fatigue de la part des meneurs.
- la bourse permet de voir QUI est à la convention. Eclipse prend de l’importance : le fait de présenter son travail devient très tentant : on a plus bossé sur notre partie à mener. Tendance à la réduction (meneurs amateurs, il faut faire de l’originalité,…)
- le spectacle du REC a retardé la bourse. Le créneau des parties modifié par rapport à l’an passé était bien pour le samedi après-midi.
- Gros + pour le show de la bourse du samedi soir
• Les Meneurs
- les meneurs ont mis l’ambiance, et ça aide
- des meneurs ont débordé de leur présentation d’une minute. Il faut avoir un « pouet » .le public a muri par rapport à Eclipse 9
- ressenti très mauvais des MJ, qui trouvent que la bourse est trop longue. Des meneurs ont dépassé une minute, et cela gâche la bourse. Quand un meneur est certain d’avoir plein de joueurs potentiels à sa partie, il ne doit pas faire une présentation qui dépasse une minute.
- C’est une perte vis-à -vis des MJ qui ne veulent pas mener rien qu’à cause de la bourse.
- Pour le meneur dont la partie est en dernier dans la liste, c’est trop long à attendre.
- sac meneur, bonne idée
- mettre une fiche d’informations sur le sac meneur
- les meneurs ne sont pas obligés de présenter eux même leur partie devant l’amphi. Il faut rappeler que monsieur Loyal peut le faire à sa place !
-
• Les Meneurs du club
- Peu de meneurs du club.
- les meneurs habituels du club n’auraient pas envie de s’opposer aux autres éditeurs. Il faut demander aux intéressés. Ce retour est important
- s’est-on fait lâcher par le Club ? Pas de communication ciblée sur les gens du Club
- il n’est pas évident que les meneurs du Club mèneraient forcément à Eclipse
- aller voir directement les meneurs du club pour leur demander de mener. Même travail de martelage pour les MJ. Demander aux membres du club de choisir entre être meneur et bénévole
5- Parties
- cette année les joueurs ont levé très vite leurs pancartes aux premières parties présentées. Présentations des parties plus adéquates.
- maturité du public joueur
- les joueurs auraient eu peur de ne pas avoir leur partie favorite, donc ils ont vite levé leur panneau. Faut –il recruter d’autres meneurs ? (problème a soulever pour l’an prochain)
6- Les Editeurs
- impression de « convention d’éditeurs ».
- Aime le côté convivial. Limiter le nombre de parties d’éditeurs par rapport aux autres parties ? les éditeurs sont mis sur un pied d’estal. Les meneurs amateurs n’ont pas eu envie de venir. Pas de motivation des meneurs du club.
- Le cœur de la convention ne doit pas être les éditeurs.
- Certains ne comprennent pas pourquoi il faudrait empêcher les éditeurs de venir
- 30% des parties sont des parties d’éditeurs. Ce n’est pas tant que ça
7- les orgas et le club
- C’est couillu d’être Orga Eclipse La première année d’arrivée au club.
- on manque de l’assise des anciens du club
- logique de participation du club
- présence au club depuis longtemps pour certains mais pas pour tous les orgas.
- retour expérience d’Eclipse 8 : être orga et jeune au club, c’est difficile. Matraquage des gens à faire. Ce n’est pas naturel chez les membres de s’investir dans Eclipse.
8- Décoration
- Décors de l’accueil sympa. Personnages sur les piliers à l’entrée bien.
- + : Pas d’autocollants
- La déco donne l’impression que l’on a investi les lieux. Panneaux cool et bien lisible. Et réutilisables
- Taverne : curieux de voir quelque chose de renouvelé
- Pas assez envahissant. Trop de petits bouts. L’effet n’est pas à la mesure du travail effectué.
- Problème de budget.
- Il y avait assez d’argent pour faire la déco dans le budget prévisionnel
- Des trucs en plus peuvent être faits. Ce n’est pas un problème de main d’œuvre mais de planification et de cahier des charges. Faire une liste, et laisser faire l’équipe. Faire comme l’affiche, utiliser des professionnels. Et il faut les laisser faire.
- Le demi-hall doit être mis en valeur
- Livre d’or pas assez visible.
9- Animations
• Duel de juron
- Hasardeux et timide. Bien le créneau du vendredi soir. Situation trop au fond du hall.
- Le lieu de l’animation doit être indiqué.
- L’ensemble des animations ne doivent plus être pensées comme « tout le monde doit pouvoir tout voir »
- Choix d’une convention axée JDR ou un Salon ? Cette année choix axé sur les JDR pour ne pas faire comme dans les salons
- Et pour quel public ? il n’y a pas beaucoup de gens de l’ASCREB et de la Lune Rousse a la Convention cette année
- Les armes, pas autorisées pour le spectacle du Club Théâtre. Pas de zones de sécurité. Epées en bois pour les participants.
• Table ronde
- Limite de l’exercice : y’a pas grand-chose à comprendre de plus vis-à -vis du thème choisi
- Horaire pas bien. Désistement d’un intervenant
- Côté élitiste, pas super
- 50 personnes, c’est bien
- La place dans l’amphi. Des gens définis, assez dérangeant. Ressemble davantage a un amphi qu’une table ronde
- Événement mal perçu par le public. Terme de « table ronde » pas bien, mettre « conférence »
- Discussion avec le public, bien
- Intervenants dans le public ? Les orgas voudraient l’éviter
- Cette table ronde ne lui a rien apporté de particulier
- Il faut le podcaster.
- Définitions :
1/ le débat : à 20 personnes : on peut structurer le débat.
2/ une conférence-débat : une personne l’anime. Un point de vue, des questions.
La conférence-débat est devenue ici une table ronde à 50 personnes. Olivier ne s’attendait pas à ce que la main mise du public soit si importante.
- Le perdant : « sel-poivre » : le « remplaçant » de Brand : son point de vue n’était pas acceptable par une partie suffisante du public pour que cela puisse être interrompu tout le temps.
- Une table ronde a 50, ça ne marche pas, ou alors redéfinir cette animation.
• Le spectacle du REC Escrime
- A commencé en retard. Un blessé le jour même. Ils ont réussi à plaire et cela leur a plu. Le groupe a trouvé ça cool. Ils voulaient avoir leurs tickets repas
- Ce serait dommage de positionner ce spectacle pendant les parties
- Un seul combat est différent par rapport aux spectacles des années passées. Le reste est toujours le même d’année en année
- Combats semblables. Débutants. Introduire les gens dans le spectacle. L’ensemble est très bon. - Texte en alexandrins : super
- Annonce du spectacle à renforcer. Jouer un jingle avant l’annonce
- Spectacle pas obligatoire d’année en année à Eclipse
- Faire un appel d’offre. (Tout comme l’affiche)
- Varier l’offre : initiations, petites animations variées dans le hall. (Problème de sécurité)
- La communication est plus facile avec le REC qu’avec d’autres écoles d’Escrime
10- Les créneaux des bénévoles
- Beaucoup de créneaux, mais beaucoup de bénévoles aussi. (Eclipse XI : 46 ; Eclipse 10 : 36)
- Parmi les bénévoles il y en a qui ne font pas partie de l’ASCREB, mais peu
- Retour d’assos qui ont fourni des bénévoles par le passé : aucun. Cela ne leur a rien apporté (FOG)
- Besoin de beaucoup de bénévoles
- Les assos ont été invitées à tenir un stand, et du coup, pas pour fournir des bénévoles
- Inscrire le bénévole bien avant leur convention et avec leurs mails de confirmation
- Les bénévoles se sont inscrits très tard. Malgré le martelage !
- Envoyer des mails ET des coups de téléphone
- Génération je zappe je mate. Confirmation tardive
- Un mois avant la convention, ce n’est pas grave de ne pas savoir le nombre de bénévoles.
- Parmi les bénévoles cette année, beaucoup de « nouveaux »
- Beaucoup d’ « anciens» ont pris un break pour Eclipse, beaucoup ont participé à l’EVG
- Les anciens sont partis. La vie professionnelle n’aide pas à s’investir.
• Poste bénévoles à la bourse
- Distribution des panneaux : pas bien d’utiliser des doubles
- Les panneaux doivent être récupérés
- La connerie est contagieuse : 1% d’erreur donne une vague d’erreurs.
- Deux tas, trop long à ranger pour les bénévoles.
- Utiliser deux tas mais avec couleurs de papier différentes
• Le Chariot
- Des bénévole n’avaient plus rien à proposer aux gens le soir. Problème de stock. Beaucoup d’affluence
- c’est un gros plus d’Eclipse par rapport aux autres conventions. Corset en plus compris.
- Mettre cinq personnes au minimum au chariot le samedi soir
- pas plus de bénévoles que d’habitude, mais plus de thermos
- Utiliser un percolateur (le CROUS peut en prêter pour pas cher)
- 80% des problèmes sont dus à l’approvisionnement du chariot
- Il n’y avait pas de deuxième salle de stockage, car pas assez de place.
- mettre un bénévole chargé de faire les commandes de pizza. (lots : pas Marine ça aurait du être quelqu’un d’autre, Marine aurait du rester au 3e)
- Noter sur la fiche de poste : nettoyer les thermos a la fin du créneau.
11- Le Marché aux meneurs
- Beaucoup de parties le dimanche.
- Le marché est une bonne idée, mais mal exploitée. On a tendu le bâton pour se faire battre. Pas assez carré. Meneurs arrivés en retard.
- Les joueurs qui n’avaient pas la partie qu’ils voulaient se sont barrés.
- Partir de l’expérience factuelle, ne pas imposer un cadre.
- Donner l’heure de rendez-vous aux joueurs et aux meneurs
- Imposer qu’à 13h il n’y a plus de parties qui commencent
- N’imposer aucune partie dans les salles le dimanche. Créer un lieu unique. (>Banderole déco)
12- Les stands
- Mélanger les gens
- Éditeurs contents de leurs positionnements
- Sentiment d’injustice s’ils ne sont pas tous au même endroit
- Des absents n’ont pas prévenu à l’avance: faire attention aux absences des uns et des autres !
- Plus il y aura de gens à venir à Eclipse, plus on aura de problèmes de ce genre
- Il ne faut pas boucher les trous : cela ne donne pas envie aux gens d’aller prêt de ces stands
- On ne peut pas bouger les panneaux noirs : il faut donc prévoir la place des stands ! Certains occupent plus de place que d’autres
- Il faut revoir la formule des stands : deux illustratrices isolées, notamment, cette année, alors qu’elles étaient mises devant le hall.
- Mettre en place des chèques de caution : et si ceux qui doivent tenir un stand ne viennent pas, on encaisse
- Faire un plan avec des « zones » uniquement : assos, illustrateurs, jeu de plateau, etc…
13- Le concours de scénario
- Neuf participants
- Formule différente, avec en jury, des assos
- Prévenir les gagnants : les mettre plus en avant. Faire une « vraie » remise de prix
- Idée de « médaille » à la bourse, mais pas fait
- Intérêt de ce concours ? Trois « participants » d’engrenages. (Chance démultipliée)
- A reconduire en espérant un effet « boule de neige » ou alors plus de succès.
- Scénarios visibles par les rôlistes ?
- Peut être publication du gagnant (JDR Mag : non)
- Pérénnisable, oui, mais maintenant. Genre pas porteur ?
- Concours pas intéressant vis-à -vis du public à Eclipse en général
- Le scénario gagnant a-t-il été mené ? oui : « engrenages »
- Partenariat avec les éditeurs : si scénar jouable dans leur monde, l’éditeur lui fournit des lots.
- Risque des éditeurs, plus de contraintes
- Ne pas favoriser les éditeurs ni de scénars persos.
- La notation qui respecte des contraintes est intéressante
- Avant, le concours était en tant réel en convention. Les orgas amenaient tous les scénars et les meneurs choisissaient. Proposer quelques parties. Puis noter le scénario et remonter l’info aux orgas.
- Faire écrire des scénars a partir de jeux très connus et les faire mener, noter, et primer.
14- Divers
- Le bilan de cette année sera charnière.
- Travail a commencer dès maintenant pour E12
- qu’elles tâches ? faire une liste et un appel d’offre pour l’affiche
- Antoine : risque si ASTRE ne fait pas la 12 maintenant on aura pas envie de faire la 13
- les orgas actuels feraient le lien avec les futurs orgas, la charnière
- Tous les orgas doivent être élus le même jour pas en mai mais en septembre
- Problème de transmission : les anciens orgas sont partis du Club
- Désigner tôt les orgas. Transmission se fait par les bilans. Prises d’informations avec les anciens.
- Si des gens « nouveaux » au club sont orgas et qu’ils ont de bonnes idées ils doivent pouvoir le dire.
- Il y a des tâches à faire en avance. Du volontariat, pas forcément aux orgas de le faire uniquement. Cela implique que les futurs orgas d’E12 acceptent ce qui a été préparé en amont !
- On a déjà deux dates de programmées pour E12 avec la fac.
- Pas de précipitation. Besoin de 18 mois pour ASTRE pour faire la convention. Pas besoin d’être orga pour réfléchir.
- Pas de votes différents pour élire les orgas finalement.
