Positif :
- locaux agréables et salles individuelles pour la plupart
- bonne fréquentation des parties
- parties elles-mêmes en nombre et en diversité !!!
- bonne ambiance dans l'ensemble (que ce soit les meneurs, joueurs, mais aussi les animateurs et exposants)
- disponibilité des orgas et bénévoles
- l'A-Rennes des jeux ! Des animateurs spécialisés + un nouveau partenariat avec une asso locale, que du bon
Neutre :
- problèmes d'horaires pour prise/retour des clés. Problème inhérent aux nouveaux locaux, partenariat qui se mettait en place pour la première fois. Ce sera déjà mieux rôdé l'an prochain et on ne devrait pas être confronté aux mêmes malentendus
- le vaste hall : il faudrait resserrer pour créer artificiellement un climat "cosy". Là les activités et le public sont trop éparpillés. C'est moins convivial et ça donne une impression de vide, comme souligné par Greg
Négatif :
- organisation "bouffe" d'une manière générale : cafétéria comme chariot
- manque de clarté sur le planning bénévole, les rôles et les besoins
- activités disséminées et séparées par de longues distances : on n'y peut pas grand-chose en raison des restrictions imposées par la fac, malheureusement
- un ressenti de panique ambiante par moments : les orgas qui se renvoient la balle et peinent à parvenir rapidement à une solution définitive et partagée. Pour mitiger ce commentaire, je dirais que nous avons sans doute eux des périodes similaires l'an dernier, et également que les 4 personnes impliquées en étaient à leur première expérience d'orga, donc c'est probablement compréhensible. De plus, le contraste est forcément frappant avec les 4 psycho-rigides de l'an dernier... Peut-être aussi une moyenne d'âge un peu basse, qui empêchait les intéressés de s'affirmer face aux vieux croûtons, a fortiori quand certains de ceux-ci ont occupé différents postes au club et/ou sur Eclipse. Le retour des orgas de cette année m'intéresse particulièrement sur ce point !
Suggestions :
- Pour le chariot, regrouper au 3ème étage (au même niveau que les parties) tout le ravitaillement nécessaire : gâteaux sucrés/salés, toutes les thermos ainsi qu'une partie des bouilloires et cafetières. En outre, ça permettrait de moins charger le chariot et faciliter le travail des bénévoles s'en occupant, qui ont déjà suffisamment à courir pour ne pas leur ajouter ça. De nombreuses thermos sont tombées durant le service (vous ne pouviez pas y faire grand-chose dans ces conditions), j'espère qu'il n'y a pas de dégâts... Pour moi les objections à ce système sont démontables facilement :
* pas le droit de mettre de la nourriture ailleurs qu'à la cafétéria ? Oui mais on vend des snacks (et même des sandwiches le dimanche) dans les salles des parties, donc bon... De plus, cela déchargerait la cafétéria, dont la partie "cuisine" est exigüe
* nécessité de mettre un bénévole supplémentaire pour surveiller la salle avec le matos (cafetières & co) en permanence ? Oui mais de toute façon avec le système actuel il faut au minimum une personne qui fait des allers-retours constants, sans parler du chariot lui-même qui doit descendre par l'escalier puis retraverser le grand hall, puis des gens doivent le ravitailler à pied car il y a le double-escalier jusqu'à l'accueil... Pour moi même avec une personne qui reste en permanence dans la salle "poste ravitaillement avancé", le calcul est vite fait... À noter ce n'est pas un reproche, il est difficile de prévoir comment ça va se passer avant d'être dans de nouveaux locaux
- Fermeté : les orgas, vous vous êtes trop laissé faire sur certains points. Au niveau des bénévoles, il est nécessaire de cadrer, et prendre des décisions quand ça ne va pas. Une certaine flexibilité est évidemment de mise, et tant que le boulot est fait et que les orgas sont prévenus d'éventuels changements (échanges de créneau, remplacement) il n'y a pas de problème. Mais là on s'est trouvé avec des personnes devant suppléer au pied levé, parfois durant des périodes prolongées. Des imprévus sont toujours possibles, et il n'est pas question de blâmer telle ou telle personne de n'avoir pas pu assurer son créneau, il faut simplement se montrer réactif et donner des instructions claires pour y remédier. Là y'avait un flou artistique qui a gêné l'efficacité. Autre chose : quand vous êtes sûrs de ce que vous faites, n'hésitez pas à envoyer chier quand c'est justifié et nécessaire. C'est VOTRE bébé, et en plus vous avez 3 jours sans dormir ou presque, donc la mauvaise humeur est autorisée (ponctuellement) si la diplomatie échoue
- Déjà abordé par d'autres, la difficulté de circuler entre les salles : il faudrait à mon avis suggérer/imposer aux meneurs de jouer porte ouverte. J'ai qwasité intensivement et si je n'étais pas un horrible sans-gêne, j'aurais sans doute beaucoup hésité à déranger avec les ouvertures/fermetures intempestives de porte. Avoir du passage étant à mon sens normal en convention
- Avec un affichage plus concentré et plus anticipé sur la fac (le fléchage peut-être ?), on peut à mon avis motiver des étudiants à passer "pour voir" au moins le vendredi soir
- Signalisation à améliorer dans les locaux, effectivement
Remarques :
- J'ai participé au fléchage "routier" (jusqu'à la fac quoi). Je me permets donc d'affirmer qu'il était clair, suffisamment dense et allait même jusqu'à la MJC. Le souci majeur ? De nuit, on ne voit rien, c'est certain. Il faut envisager l'investissement dans de la peinture réfléchissante ou quelque chose d'approchant si on veut améliorer ce point, à mon avis
En résumé, et malgré l'équilibre apparent des points négatifs/positifs que j'ai détaillé, je garde une très très bonne impression de cette convention. Félicitations !
[Edit]
La partie de Guildes étant annulée, je participerai a priori à la réunion.
