A penser pour Eclipse VII

[Kirdinn du Trident]

Question du droit à  l'image:- demander à  l'entrée

- question posée sur le formulaire



Un quatrième Grand Orga

Un Ancien Grand Orga: les idées de Malvina, et de moi même, tout au long de la préparation d'Eclipse VI n'ont pas été inutiles ... il en ira toujours de même: l'expérience est utile !

Eclipse devient GRANDE, on a besoin de plus de logistique en amont et sur place, d'où un 4ème GO



Matos

Plus d'outils en cuisine, on a couru pendant 3 jours après des couteaux pour faire la cuisine !

[StephLong]

Juste une opinion extérieure et je sais que rien n'est simple.



Je trouve que le fait de mettre des badges avec le nom c'est pas mal, des couleurs différentes : MJ, Joueurs ça pourrait aider. Ces badges existaient pour Eclipse 5 il me semble, j'avoue que j'ai du croiser plein de forumistes d'ici ou d'ailleurs et que ne les connaissant pas de visu, je ne les ai pas salués.



Petite question, est il envisageable pour les inscriptions en ligne de rendre visible le nom des joueurs pour chaque partie ??

[Dwalin]

En septembre dernier à  St-Etienne pour les badges on avait fait faire un rouleau de "sparadrap" prédécoupé avec des champs à  remplir au stylo bille, et hop on se le collait où on voulait sur ses vêtements sans se piquer avec l'épingle.

[Krystanos]

Question du droit à  l'image:- demander à  l'entrée

- question posée sur le formulaire

Je rajoute une photo de la personne. Sinon, comment faire le lien sur les photos ? Il faudra un APN, mais ça ne devrait pas poser de problème...



Il faudra aussi une seconde équipe pour le ravitaillement. Faire un ravitaillement toutes les heures alors qu'il faut plus d'une heure pour faire le tour dans des conditions acceptables, ça marche pas



Le gros problème du ravitaillement était aussi le débit de génération de café, et dans une moindre mesure, d'eau chaude...



Je pense aussi qu'un accessoire extérieur, comme dit StephLong autre qu'un chapeau en plastique, pour différencier joueurs, meneurs, orgas et grand orgas n'est pas du luxe. En plus, ça évitera d'avoir l'air d'un templier avec un chapeau melon

[Anthony]

Pour la buvette....

Dans une convention ils jouaient le prix des sandwichs aux dés



Tu pouvais soit baisser le prix, soit l'augmenter suivant le résultat aux dés...

(Bien évidemment le prix d'augmentation était raisonnables)

Et si tu fais une réussite critique tu peux lui offrir une crêpe par exemple.



La personne peut bien évidemment faire le choix de jouer au dé ou de payer le prix normal...





Voilà  pour l'idée...

[++X++]

sinon pour l'orga d'un tel evenement, un systeme par référent est parfois pas plus mal, je m'explique :



un grand orga qui centralise les infos

un orga meneur qui les contacte, gere les plannings

un orga bouffe pour les courses, ravitaillement, ...

un orga lieu (meme si la MJC est cool ça vosu fait une épine en moins) qui prévoit le flechage mais aussi les trucs obligatoires de sécu par rapport au lieu.

un orga comm( site internet, affiche (proposition mais le choix peut etre laissé à  l'ensemble), ...)



chacun de ses référents gérant leur partie aidé par d'autre petits bénévoles au besoin ... ah oui un orga bénévole aussi c'est pas mal si ça devient vraiment mais vraiment gros.

et sur le site les jours J, il reste à  dispo ou briefe quelqu'un pour gérer les éventuels soucis au lieu de grand orga qui font les 3 huit.



ça complique parfois la chose mais si les référents sont motivés, ça la simplifie d'autant plus!



sinon pour le jus d'orange and co, privilégier le commerce local et équitable mais ça c'est parce que ça me touche un peu et que c'est l'habitude dans une convention de jonglage (en fait dans toutes les orgas que j'ai vu dans lemonde de la jongle, l'écologie et le commerce équitable est en premiere ligne) tri martolod/evan rheiz vendent plusieurs jus de fruit et breizh cola pour des prix assez rentable (et ils peuvent fournir des gobelets ... enfin dans notre cas, on prenaient des futs aussi qui gonflaient la facture)

sinon je suppose qu'à  rennes il y a des boutiques de commerce équitable pour le café (de plsu si la boutique est associative, elle peuvent parfois fournir le percolateur)



jouer au dés les sandwichs? tu vas faire faire une crise cardiaque à  celui qui prépare le budget prévissionnel :p, l'entrée oui car c'est un hasard mais pour les sandwichs c'est ce qui assure un revenu dans la caisse.



pour les outils ménagers et de cuisine, la mjc ne peut pas vous fournir?? car pour les couteaux, il y en avait plein les placards ou etait ce seulement pur le premier soir?



c'est tout por le moment

[++X++]

il faudrait penser à  tendre un drap blanc sur la scene, ça permettrait de mieux rendre sur les photos

[Dwalin]

Pour la buvette....

Dans une convention ils jouaient le prix des sandwichs aux dés

C'était le cas lors de la notre à  Saint-Etienne, mais ce n'était que pour les cafés, qui étaient soit à  40 centimes soit à  1D6 fois 10 centimes. Donc vu que le coût de revient du café est proche de, euh, zéro, ça va.

[stoil]

Limiter les pré-inscriptions ?

La question se pose car plusieurs personnes ont été frustrées de ne pas pouvoir s'inscrire à  des parties déjà  pleines. Certains pensent également que les membres de la Lune Rousse blindaient les parties en pré-inscriptions.



Je ne connais pas le nombre de ces personnes mais voici quelques chiffres :



63 parties déclarées sur le site

30 parties pleines en pré-inscription (soit 47%)

328 places disponibles dont 221 prises en pré-inscription (67%)

27 pré-inscriptions n'ont pas été validées sur place (pré-inscrit absent ou trop en retard), soit 12% des pré-inscriptions.



24 places prises par des membres de la Lune Rousse (11% des pré-inscriptions, 7% des places disponibles)

30 places prises par des membres OU anciens de la Lune Rousse (13% des pré-inscriptions, 9% des places disponibles) sur 20 parties, soit 0,5 places par partie en moyenne.

Maximum : 3 places prises par "la Lune Rousse" sur 2 parties à  6 places chacune.

Moyenne : 2 places prises sur chacune de ces 20 parties.



Les avantages que je vois aux pré-inscriptions :

- bon indicateur de la foule qu'il y aura à  Eclipse

- permet donc de mieux prévoir les stocks de nourriture

- motive les meneurs à  proposer des parties en avance et à  donner leurs préférences en terme d'isolement

- permet donc de prévoir l'aménagement des salles avant le jour J

- permet de communiquer avant Eclipse envers un nombre important de visiteurs

- augmente les visites sur le site et donc la diffusion de la connaissance d'Eclipse

- permet aux meneurs dont les parties sont bien remplies d'être sûrs de pouvoir mener le scénario qu'ils ont préparé.



Les désavantages que je vois

- engendre des frustrations pour ceux qui n'ont pas internet ou qui voudraient avoir un plus grand choix en arrivant sur place

- complexifie le travail des orgas aux inscriptions (file d'attente et impatience à  gérer quand les pré-inscrits tardent)

[++X++]

pré-inscription oui mais aux parties non,



aprés si vous voulez garder le système mettez un pass de couleurs différentes pour les orgas, les meneurs , les pré inscrit et les visiteurs (couleurs différentes),

at au niveau des inscriptions, mettre des horaires d'inscriptions qui différe (chiant mais bon) genre 12h30-13h les préinscrit 13h-13h30 tous.



enfin un truc dans le genre!

et donc pendant 1h-2h, doubler les orgas aux inscriptions (apres tout, c'est qu'un poste ponctuel dans le we)

apres s'il n'y a plus de place pour les visiteurs, bah laisser une chance de se préinscrire par lettre (un pdf à  imprimer), ça vous embete peut etre mais bon pensez aux non connectés.

pour les parties laissez la moitié de splaces en préinscription (internet, la poste c'est pas fiable dc leur donner pas d'espoir ), l'avantage de la pré inscription leur permettant de s'inscrire en avance aux parties.



voila

[Galaad]

Pourquoi pour les pré-inscription ne pas garder dans chaque partie une place libre pour les arrivé de dernière minute.



Comme cela, si quelqu'un arrive =le jour meme il pourra s'inscrire a la partie meme si il l'a pas fait sur internet.

Sinon se fera juste une place de moins dans la partie ce qui n'est pas trop grave ...

[Neit]

Certaines parties nécessitent un nombre de joueurs fixe.

[stoil]

Quelques idées suggérées lors du débriefing du 24/03/2008 :



- Ajuster les horaires des bénévoles pour qu'ils soient opérationnels à  l'heure précise et éviter ainsi de trouver un remplaçant le temps qu'ils arrivent



- Trier les déchets (recyclage)



- Une grande poubelle dans chaque salle



- Marquer les gobelets du nom de leur propriétaire ou les consigner



- Revoir le fléchage extérieur (peu lisible pt peu solide)



- Mettre la liste des jeux conviviaux sur le site



- Prévoir un immense planning des parties avec quelques mots de descriptifs, le meneur et les pré-inscrits. Cela permettrait aux bénévoles d'un créneau A de barrer les pré-inscriptions annulées pour le créneau B et aux joueurs de voir quelles parties sont pleines ou non.



- Prévoir un système de vidage de caisse (une caisse de base stockée dans un lieu fermé accessible uniquement des grands orgas)



- Séparer l'accueil des inscriptions pour pouvoir badger et compter les visiteurs



- Prévoir une trousse de secours



- Prévoir un élastique aux chapeaux des bénévoles (ceux d'Eclipse 6 ne tenaient pas en place)



- 3 bouilloires et 3 cafetières au minimum (la très grande cafetière de la MJC fait du mauvais café)



- Un livre d'or au bar



- Mieux mettre en avant le fait que les pré-inscrits doivent valider leur inscriptions genre 30 minutes avant le début de la partie



- Prévoir un fléchage intérieur pour indiquer les pièces principales



- Vendre des jetons (types fausses pièces d'or) à  O,5EUR l'unité pour éviter de gérer de la monnaie



- Prévoir un vestiaire centralisé

[Ook]

a la place de jetons les ticket papier était sympa, personnellement je trouve cela moins "arnaque", de plus on pourrait les proposer au moment des inscriptions pour eviter justement trop de mouvement d'argent (sauf si besoin de compta particuliere ) faire le tout partie + bouf a 4 et 5 euros

[Ankarstroemov]

J'aime beaucoup le concept des jetons type PO.

On avait pu voir ça au dernier FOG et ça avait l'air de bien marcher.

L'idée est sympa en tout cas, ça fait très à -propos dans une convention.



Reste à  avoir le retour des orgas du FOG pour savoir si ça leur a réussi ou pas.

[Bouclier]

si je puis ajouter my two cents :



Le livre d"or : Nous ca n'avait rien donné de bon. les mecs ecrivent n'importe quoi n'importe comment voir se repondent entre comme sur un forum. Super de relire ce genre de merdasse pour tes vieux jours. On a abandonné à  la troisieme année.



Le vestiaire :attention qui dit vestiaire dit responsabilité des affaires amoins de le preciser et surtout dit permanence c'est un peu chiant à  gérer. l'idée est d'avoir une salle qui ferme à  clef, un maitre des clefs (tournant et toujours au meme endroit).





Bou

[Lucas]

Ouais au FOG, on était assez fier de nos PO, ça a pas mal marché.



Bon pour le coup de frapper notre monnaie et donc poinçonner les trois lettres F,O et G sur les 1200PO qu'on a fait, c'était un peu long(3600 coups de marteau à  donner). Pour ça faut des orgas motivés qui ont envie de se faire une ou deux aprem' de travail à  la chaine (mais dans une super bonne ambiance). Et ça nous a pris encore à  peu près autant de temps de faire des bourses pour offrir aux gens qui venaient où mettre leur PO. Donc en résumé, on en est super content, c'était la grosse classe mais faut de la grosse motivation, pas moyen de faire faire ça à  des helpers et venir jute leur dire merci à  la fin. C'est un coup à  ce qu'ils se sentent exploités(enfin, je veux dire plus que la normal). Quand on vient helper, on vient pour voir une bonne ambiance et rencontrer des gens, pas vraiment pour bosser comme un forçat.



Sinon pour le coup de juste avoir l'équivalent de ticket boisson (sans le coté hyper classe des pièces métalliques de couleur or et avec le nom de la conv' dessus), c'est déjà  tout a fait positif : il l'ont fait aux Fées Vriées à  Auray (en Février dernier pour ceux qui auray pas compris le jeu de mot) avec des imitations de pierres précieuses mais en plastique, c'était aussi utile que nos PO mais pour beaucoup moins de boulot.

[merson]

salut



je n'ai pas grand chose à  ajouter par rapport à  ce que j'ai déjà  dit aux GO, donc je plusune et je complète:

- Séparer l'accueil des inscriptions pour pouvoir badger et compter les visiteurs

Indispensable!!!

- Un livre d'or au bar

+1

- Mieux mettre en avant le fait que les pré-inscrits doivent valider leur inscriptions genre 30 minutes avant le début de la partie

30 minutes, c'est pas assez! la table d'inscription était ouverte pendant trois heures! un délai minimum d'une heure avant le debut de la partie me semble plus adapté, car 30 minutes, c'est très très court, croyez moi...

- Vendre des jetons (types fausses pièces d'or) à  O,5EUR l'unité pour éviter de gérer de la monnaie

grosse emmerde en perspective pour eviter les contrefaçons...



a+

tanguy/merson/patapon

[Nyarla]

30 minutes, c'est pas assez! la table d'inscription était ouverte pendant trois heures! un délai minimum d'une heure avant le debut de la partie me semble plus adapté, car 30 minutes, c'est très très court, croyez moi...

Excuse moi mais n'ayant pas de voiture et n'habitant pas à  rennes, les horaires de train sont trop juste pour être là  dans les temps... Déjà  que j'ai eu du mal à  venir à  l'heure, si j'avais vu ma place redistribuée... C'eut m'eut mis bien les boules...



Jay

[Erendis]

Suffit de prévenir ! (genre une heure avant le moment où on doit être présent et avec bonne excuse comme la tienne)



Si en permettant cette exception, les orgas estiment que c'est la porte ouverte au n'importe quoi, alors il faut bien préciser lors des pré-inscriptions ce qu'on attend des pré-inscrits. Ainsi, ils ne s'inscriront qu'aux parties où ils peuvent assurer les conditions.. ou à  leurs risques et périls.

[Krystanos]

Suffit de prévenir ! (genre une heure avant le moment où on doit être présent et avec bonne excuse comme la tienne)

Alors à  prévoir : un numéro pour joindre les orgas.

Cette année, même les orga ne pouvaient joindre les GO. Il y avait apparemment un numéro, mais que personne ne connaissait, et quand on l'avait, la personne au bout du fil n'était pas forcément au courant.



Bref, il faut un moyen de communication, car cette année, aucun préinscrit n'aurait pu appeler 1 heure avant pour excuser son retard



En plus, ça servira aux orgas pour joindre les GO en cas de besoin.



Indispensable

[M'Bowwarrior]

- Vendre des jetons (types fausses pièces d'or) à  O,5EUR l'unité pour éviter de gérer de la monnaie

grosse emmerde en perspective pour eviter les contrefaçons...

si ce qui était prévu avati été fait, non, y'aurait eu aucun soucis par ex, aller voir ici, ce n'est qu'un exemple parmi les divers trouvés .



sinon je pense à  quelque chose qui peut être vraiment très très pratique pour les orgas : avec le développement des technologies et matos informatique, plein de personnes font des photos numériques. Souvent, on aime récupérer ce genre de photos/vidéos pour les archives entre autre.



Il suffirait qu'un ordi (portable, fixe, ...) soit mis près d'un endroit ou y'a toujours des orgas (bar par ex) pour que les gens mettent les photos dans le dossier adéquat. faut prévoir un lecteur de cartes et ce qu'il faut pour récupérer des divers périphériques possibles.

cela simplifierait énormément ces soucis de photos un peu partout dans divers supports urlesques.

[Lucas]

C'est peut être parce que je suis de ceux qui se préinscrivent et que j'ai seulement aidé à  l'inscription le Lundi aprem', mais je trouve que c'était pas si mal comme ça. Pour les parties de l'aprem', je suis toujours venu à  12h40 pile parce qu'avant je dormais. Faut voir que le rythme d'une convention est assez dur à  tenir alors si se préinscrire implique de perdre une précieuse heure de sommeil tous les "matins" pour venir confirmer qu'on est bien là  puis la perdre à  poireauter en attendant que ça se lance... dur dur . Le passer à  une demi heure en revanche me parait quand même acceptable. Faut voir que c'est très dur de s'en tenir aux délais quand on est aux inscriptions, quand on helpe on a envie d'être gentil avec les gens, c'est important qu'un GO passe à  l'heure prévue et dise "vas-y vire les préinscrits qu' ont pas confirmé"(sans oublier quand même de s'assurer qu'il y en a pas dans la file d'attente). Mais faut pas oublier non plus de bien prévenir les gens qui se préinscrive. Moi à  Eclipse V, je m'étais fait avoir alors que j'avais pas du tout été averti qu'on était viré de la partie si on venait pas confirmer.



Je comprends bien qu'il y en ai qui ait été frustrés de pas pouvoir participer à  des parties qui leur donnaient super envie mais ça, c'est un peu toujours le problème en convention, les places seront pas moins limités sans les préinscriptions. Personnellement, je trouve que les préinscriptions, ça diminue beaucoup le stress général : pour les orgas parce qu'ils savent que leur conv' va pas faire trop un flop. Pour les MJs parce qu'ils savent qu'ils auront pas passé quinze heures(ou cinq minutes pour certains...) à  préparer leur scénar pour rien. Pour les joueurs parce qu'au moins c'est pas la lutte armée dès l'ouverture des inscriptions pour les parties.



Après ce qui peut être pensable c'est de limiter les préinscriptions au nombre de places minimum d'une partie, ça pousse à  remplir un maximum de partie pour que la plupart des MJ puissent arriver sereins.

[Dwalin]

Personnellement je pense que c'était parfait au niveau des préinscriptions, même si on n'a pas internet chez soi on peut faire l'effort de le faire de chez un ami, ou par téléphone, ou autre, le principal est qu'il reste quelques places pour ceux qui se décident au dernier moment.



Par contre s'il y avait deux files au moment où on va payer ça serait bien, comme ça ceux qui se sont préinscrits n'auraient pas à  poireauter derrière ceux qui lisent les descriptifs et réfléchissent à  quelle partie ils préfèrent jouer alors que nous on a juste à  dire son nom et payer.



Je suis de ceux qui n'aiment pas faire les choses à  l'arrache, je préfère prévoir avant, et je pense que les orgas eux aussi préfèrent être rassurés par toute une liste de préinscrits.

[stoil]

Alors à  prévoir : un numéro pour joindre les orgas.

Cette année, même les orga ne pouvaient joindre les GO. Il y avait apparemment un numéro, mais que personne ne connaissait, et quand on l'avait, la personne au bout du fil n'était pas forcément au courant.

Bref, il faut un moyen de communication, car cette année, aucun préinscrit n'aurait pu appeler 1 heure avant pour excuser son retard



En plus, ça servira aux orgas pour joindre les GO en cas de besoin.



Indispensable

  <soupir>c'était le cas :

- Tous les pré-inscrits ont reçu un message de rappel vendredi matin avec le n° de tel portable Eclipse à  joindre en cas de problème.

- Tous les bénévoles (dont toi Krystanos ) ont reçu un message le mardi soir avec le rappel et correctif des consignes et le n° de portable Eclipse en cas de pb.

- Même chose pour les invités



Alors on pourra toujours dire que 100% des inscrits/bénévoles ne lisent pas leurs messages assez vite ou avec un minimum d'attention, ou que vendredi matin c'était trop tard, ou qu'il faut appeler tous les gens sur leur portable pour être sûr qu'ils aient le message...

Je ne crois pas que les GO aient l'argent ni la disponibilité quelques jours avant Eclipse de prendre tout ce petit monde par la main